聚會主持工作的要點

聚會主持的主要工作是落實議程、控制時間、掌握會場等三項工作。處理

這三項工作是否得力,是檢驗一名會議主持人是否稱職的標準。

聚會主持人要做好落實議程的工作。議程,是聚會議程的簡稱。它指

聚會具體進行時所應(yīng)遵循的既定的先后順序。凡屬較為正式的集會,其議

程大都在事先進行過認真的討論和擬定。聚會主持人作為會議的現(xiàn)場指揮

者和掌握者,要使既定的會議議程得以落實,重點是要做好兩點

悉議程,要使議程得以落實,主持人就必須熟悉議程。只有熟悉了會議議

程,才能在會議進行時熟練地駕馭會議,并且沉著妥善地應(yīng)付一切難以想

象的突發(fā)性問題。

般來說,聚會的議程和正式會議一樣,包括:主持人宣布正式開會;

由專人作主旨報告;對主旨報告進行分組討論,或者進行大會發(fā)言、討論

進行總結(jié),達成共識,或者通過相應(yīng)的會議決議,宣布散會。較為正式的會

議議程都不外乎以上四點,基本框架一般不會變動,但在具體環(huán)節(jié)上,卻是

可以隨機調(diào)整的。要做好這一點,主持人就要靠經(jīng)驗和應(yīng)變能力行事。

落實議程的第二點是執(zhí)行議程。在一般情況下,聚會的主持人作為會議

的工作人員,不能隨意變更聚會的議程,尤其是其中的主要議程。不論遇到

了什么情況,主持者都必須想方設(shè)法履行自己的職責,以確保聚會按照既定

方針進行,兌現(xiàn)各項議程,完成預期的任務(wù)。執(zhí)行會議議程,是聚會主持人

的必盡的職責。主持人不能對聚會的議程進行全面的調(diào)整,或是對其進行增減。倘若遇到

了特殊的情況,比如,發(fā)言人缺席,發(fā)言時間不夠用,聽眾意見較大等,當

主持人認為確有必要對議程進行臨時調(diào)整時,最好及時征求聚會或主辦方的

意見,不到萬不得已,不能自作主張,或擅自離席。這是聚會對于主持人的

要求

聚會主持人要做好控制會議時間的工作。一次聚會的成敗與時間的長短

有很大意義,聚會何時舉行、舉行多久,都是需要聚會的組織者進行認真考

慮的。對主持者來說,控制會議時間是他在主持時要做的主要工作。

聚會主持與其他會議主持一樣,都要公開宣布起止時間。這一時間的確

定,是經(jīng)過組織者借鑒各種會議或是認真考慮后才制訂的,全部與會者及會

議工作人員都要遵守。嚴守會議的起止時間,是會議主持人必須遵守,并且

切實把握的。

主持人不僅要遵守會議的起止時間,對與會者發(fā)言的具體時間也要有明

確的限制。從一定意義上講,限制發(fā)言時間是防止會議拖延時間的良方之

。在擬定會議議程時,即應(yīng)對每位發(fā)言人的發(fā)言時間有所限定,并一律通

知其本人。主持人在主持會議時在這方面要做的工作,一是在發(fā)言人發(fā)言之

前最好再次關(guān)照一下其限定的時間長度,二是可用技術(shù)性手段,例如時間一

到,鈴響提示,在現(xiàn)場限制時間。但是,在主持聚會過程中,主持人限制發(fā)

言時間,不可手法粗暴,態(tài)度惡劣,不要當眾口頭打斷他人的發(fā)言,令其難

于下臺。

聚會主持人要安排好休息時間。倘若聚會舉行時間較長,一般應(yīng)當在其間

安排一定的休息時間,以供與會者略微休息,活動手腳,處理私事。如果事

先未定會議要開多長時間,而在舉行過程中已經(jīng)超過了1個小時,并且尚末

告終,則主持人應(yīng)主動建議進行一次必要的會間休息。在進行會間休息前,

須明確休息時間的具體長度,以便與會者能夠準時返回會場。這三點是很重

要的,稍有不慎,都會使會議的進行受到不良影響。聚會主持人要做好掌握會場的工作。在集會進行期間,主持人掌握會場

的能力大小,往往會影響到會議的成敗。在掌握會場時,主持者最重要的是

要注意少講多看和調(diào)節(jié)氣氛。

聚會主持人要少講多看。主持人要明白自己的身份,清楚自己在聚會中

的主要任務(wù)是主持會議,而不是主要的報告人或發(fā)言人,一定要注意恪守本

分,不搶風頭,尤其是不要在主持會議的過程中夸夸其談,離題萬里。

會議主持不像娛樂性主持人那樣活潑,可以即興演說,夸夸其談。聚

會主持人所要做的,基本上是“照本宣科”,使既定的會議議程得以貫徹

因此,應(yīng)當做到多看多聽,認真觀察會議的進行情況和現(xiàn)場與會者的情緒

與反應(yīng),以便防微杜漸,盡可能地不出問題,少出問題,并且及時地發(fā)現(xiàn)

問題,解決問題。聚會主持人要調(diào)節(jié)好會場氣氛。主持人在集會舉行時僅

僅多聽多看還是不夠的,必須變被動為主動,采取必要的措施,把現(xiàn)場的

氣氛調(diào)節(jié)好。