聚會(huì)的準(zhǔn)備工作

聚會(huì)的成功在于它能使參加聚會(huì)的人的目的或愿望得到較好地實(shí)現(xiàn)。因

此,在聚會(huì)之前,主辦方和主持人要事先做好準(zhǔn)備和演練。有了充分的準(zhǔn)備

工作,才不至于臨場(chǎng)時(shí)出現(xiàn)尷尬局面。

要先明確聚會(huì)的目的和任務(wù)。任何一項(xiàng)工作都有一個(gè)目的的問(wèn)題,什么

樣的目的,決定了什么樣的內(nèi)容和形式。明確聚會(huì)的目的,這是組織者首先

要明確的問(wèn)題,另外,組織者還要明確每個(gè)參與者的任務(wù)和角色。這兩點(diǎn)是

組織好聚會(huì)活動(dòng)的基礎(chǔ)。

作為聚會(huì)的主持人,只有對(duì)人們參加聚會(huì)的目的以及使他們聚到一起的

原因了解透徹了,會(huì)議就會(huì)越有效,越成功。在做會(huì)議開(kāi)場(chǎng)白的時(shí)候,主持

人可以說(shuō)幾句能引起會(huì)議參與者的注意和興趣的話。這一點(diǎn)需要主持人親自

參與,事先弄清楚聚會(huì)參與者是來(lái)自什么單位,是企業(yè)還是機(jī)關(guān),是學(xué)校還

是廠礦,是領(lǐng)導(dǎo)干部還是研究人員。根據(jù)不同情況,認(rèn)真準(zhǔn)備材料,才能使

聽(tīng)眾能夠接受自己在聚會(huì)上的講話。

組織者要想讓會(huì)議圓滿成功,就得讓主持人在演說(shuō)中得到充分的發(fā)揮

事先按照講話內(nèi)容寫(xiě)一份講話大綱,在寫(xiě)演說(shuō)詞時(shí),一定要把握住演講的要

領(lǐng),演說(shuō)詞要有思想,有說(shuō)服力度,字句要經(jīng)過(guò)反復(fù)錘煉、考慮,斟詞酌句

最好在紙上或者資料索引卡片上事先寫(xiě)下主持人要演說(shuō)內(nèi)容的提綱,確定主

持人應(yīng)該講些什么內(nèi)容,每一部分應(yīng)該安排多長(zhǎng)時(shí)間。讓主持人對(duì)自己的發(fā)

言做到心中有數(shù)在主持之前,主持人應(yīng)該寫(xiě)下幾個(gè)能夠概括主持內(nèi)容的詞語(yǔ),用這些

詞語(yǔ)在聚會(huì)中提醒自己并把握自己將要討論的話題。確定好綱要中的關(guān)鍵

詞語(yǔ)之后,再根據(jù)關(guān)鍵問(wèn)題準(zhǔn)備要說(shuō)的話。在這些關(guān)鍵問(wèn)題之中,可以分

出一定主次,以便在必要時(shí),找出一些可以刪減的部分。在實(shí)際開(kāi)會(huì)時(shí)

常常會(huì)有意料外的事情發(fā)生,往往耽誤了時(shí)間。這樣,有一些可以刪去的

內(nèi)容,能夠使主持人在缺少時(shí)間時(shí)擺脫困境。準(zhǔn)備要說(shuō)的話時(shí),先用表記

下所需的時(shí)間。

如果使用索引卡片,一定要給它們編號(hào)。這樣當(dāng)主持人丟失某張卡片而不

得不重新準(zhǔn)備時(shí),就可以只準(zhǔn)備丟失的那部分。而且也不至于在講話中因不

知道說(shuō)到何處而亂找卡片。當(dāng)然,使用索引卡片時(shí),最好能用計(jì)算機(jī)把關(guān)鍵

詞語(yǔ)打下來(lái),然后貼到卡片上。電腦所打出的整潔漂亮的印刷體通常比手寫(xiě)

體更容易辨認(rèn)。

在聚會(huì)講話中,臺(tái)下面臨的是好多文化層次不同的聽(tīng)眾,他們難免會(huì)提出

這樣那樣的問(wèn)題來(lái),為了避免讓聽(tīng)眾的提問(wèn)牽著會(huì)議的鼻子走,令會(huì)議處于

被動(dòng)地位而顯得狼狽不堪的尷尬境地。主辦方要事先預(yù)料會(huì)上可能出現(xiàn)的各

種難題,并找出每一道難題的對(duì)策。

聚會(huì)沒(méi)有正式會(huì)議這么正規(guī),是松散型的,是給廣大的與會(huì)者開(kāi)的,人多

口雜,會(huì)議不可能做到人人叫好。只要主辦方盡了自己最大的努力,就足夠

了。但會(huì)議的成功與主持人的關(guān)系密切,因此,主辦方要選擇好主持人。讓

主持人在會(huì)前做好準(zhǔn)備工作。最好為主持人列出幾個(gè)最難以解決的問(wèn)題。讓

主持人在開(kāi)會(huì)以前,知道問(wèn)題的答案。

般情況下,組織者和主持人都難以判斷出自己在會(huì)議中將要遇到的困

難,這時(shí),組織者最好向主辦過(guò)這類聚會(huì)的人請(qǐng)教,通過(guò)他們提出的問(wèn)題,

和主持人一道分析,從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn),這樣可以了解聚會(huì)中可能會(huì)遇到的障礙

或反對(duì)意見(jiàn),針對(duì)自己的領(lǐng)域可能遇到的困難做些準(zhǔn)備。充分的準(zhǔn)備可以讓

主持人臨場(chǎng)不亂.